Das Archiv, das für dich stillsteht.
VaultPolar verwahrt deine E-Rechnungen revisionssicher — direkt aus dem Postfach, unveränderbar, in Deutschland. Du leitest weiter, wir halten still: acht Jahre lückenlos und nachweisbar.
GoBD · XRechnung · ZUGFeRD · EN 16931 · Hosting DE
- sha256:9f2c…a71bEingang · IMAP · heute 08:14
- sha256:3d80…44e9Inhaltsadressiert in Garage abgelegt
- sha256:c157…0b2fWORM-Replika bestätigt · IONOS DE
- ✓sha256:e6a4…91ddRFC-3161 Zeitstempel · TSA
- verwahrt bis 31.12.2034Kette lückenlos · Integrität bestätigt ✓
Dein Mail-Ordner ist kein Archiv. Sagen nicht wir — sagt die GoBD.
Seit dem 1. Januar muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Auch dein Betrieb.
Versandpflicht für B2B-Rechnungen — erst ab 800.000 € Vorjahresumsatz, dann für alle.
Aufbewahrung im Original-Format. Das XML muss XML bleiben — unverändert, vollständig, auswertbar.
PDF ausdrucken und abheften war gestern. Posteingang, Google Drive und Dropbox erfüllen die Anforderungen an revisionssichere Archivierung nicht.
Drei Minuten. Danach nie wieder.
Weiterleiten
Du bekommst eine Archiv-Adresse und leitest Rechnungs-Mails dorthin weiter — per Regel oder als Postfach, das wir abholen.
Erkennen & prüfen
Wir erkennen XRechnung und ZUGFeRD, validieren und lesen Aussteller, Betrag und Nummer aus. Das Original bleibt unangetastet.
Verwahren
Beleg und Original-Mail landen versiegelt im Archiv — mit Prüfsumme, Beweiskette und externem Zeitstempel. Jederzeit durchsuchbar.
Der Beweis
Revisionssicher ist hier kein Adjektiv, sondern Architektur.
Beweiskette
Jeder Vorgang landet in einer kryptografischen Hash-Kette. Ein nachträglich veränderter Eintrag bricht die Kette — und fliegt auf.
Externer Zeitstempel
Eine unabhängige Stelle signiert den Stand täglich (RFC 3161), außerhalb unserer Infrastruktur. Der Nachweis liegt nicht bei uns.
WORM-Zweitarchiv
Jeder Beleg wird zusätzlich in einen Object-Lock-Speicher gespiegelt: einmal geschrieben, acht Jahre von niemandem löschbar. Auch von uns nicht.
Hosting in Deutschland
Alle Daten liegen auf Servern in Deutschland. Kein US-Cloud-Umweg, DSGVO ohne Sternchen.
Das Fristschutz-Versprechen
Gekündigt heißt nicht gelöscht.
Deine Aufbewahrungspflicht endet nicht mit deinem Abo. Nach einer Kündigung bleibt dein Archiv bis zum Ende der gesetzlichen Frist lesbar und exportierbar — ohne Aufpreis, in jedem Tarif.
Ein Preis pro Firma. Nicht pro Kopf.
Du zahlst für dein Archiv, nicht für jede Person, die hineinschaut. Steuerberater-Zugang inklusive, Fristschutz in jedem Tarif — keine Staffelung nach Köpfen, keine Überraschung im zweiten Jahr.
| Leistung | Für Selbstständige und kleine TeamsStart | Für Unternehmen mit SteuerberaterBusinessmeistgewählt | Für Steuerberater und AgenturenKanzlei |
|---|---|---|---|
| Preis pro Firma | 8€/Monat, 90 €/Jahr | 16€/Monat, 190 €/Jahr | 41€/Monat, 490 €/Jahr |
| Archiv-Postfächer | 1 | 3 | 15 Mandanten |
| E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) | unbegrenzt | unbegrenzt | unbegrenzt |
| Aufbewahrung, revisionssicher | 8 Jahre | 8 Jahre | 8 Jahre |
| Volltextsuche und Export | ● | ● | ● |
| Fristschutz nach Kündigung | ● | ● | ● |
| Steuerberater-Zugang (read-only) | — | ● | ● |
| DATEV-Export | — | ● | ● |
| WORM-Zweitarchiv (Object Lock) | — | ● | ● |
| Prüfer-Export mit Integritätsnachweis | — | ● | ● |
| Mandanten-Verwaltung, Sammel-Exporte | — | — | ● |
Alle Preise zzgl. USt. Monatlich kündbar, keine Einrichtungsgebühr. Kanzlei: weitere Mandanten je 3 €/Monat.
Für Kanzleien
Ein Zugang, alle Mandate revisionssicher.
Ihre Mandanten archivieren neutral neben ihrer Buchhaltung — Sie behalten Lesezugriff und geprüften Export. DATEV-Export, Mandanten-Übersicht und der sichtbare Audit-Trail liefern den Nachweis, den die Betriebsprüfung sehen will. Kein Systemwechsel für Ihre Mandate.
Mandanten
- Muster GmbHLesen ✓
- Nord Bau KGLesen ✓
- Adler Handel e.K.Export ✓
Was du vor dem Umzug wissen willst.
Reicht mein E-Mail-Postfach nicht als Archiv?
Nein. Die GoBD verlangen Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und maschinelle Auswertbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist. Aus einem Postfach kann jeder löschen — ein Ordner auf dem Server oder in Dropbox erfüllt das ebenso wenig.
Muss ich meine Buchhaltung wechseln?
Nein. VaultPolar ist ein neutrales Archiv neben deiner bestehenden Buchhaltung — DATEV, sevdesk, Lexware oder Excel. Dein Steuerberater bekommt auf Wunsch eigenen Lesezugriff.
Was passiert mit Rechnungen, die keine E-Rechnungen sind?
Auch klassische PDF-Rechnungen und die komplette Original-Mail werden archiviert. E-Rechnungen werden zusätzlich ausgelesen und validiert.
Seid ihr zertifiziert?
Ein IDW-PS-880-Testat ist zum Start nicht vorgeschrieben und für später eingeplant. Bis dahin belegen Hosting in Deutschland, dokumentierte Verfahren und die kryptografische Beweiskette mit externem Zeitstempel die Revisionssicherheit — plus Verfahrensdokumentations-Vorlage für deine Unterlagen.
Was kostet der Zugriff nach der Kündigung?
Nichts. Gekündigt heißt nicht gelöscht: Lesen und Exportieren bleibt bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist kostenlos.
Die Frist läuft.
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